- 09387788260
فهرست
یکی از مهمترین وظایف مدیر مالی در سازمان بودجه بندی است. بودجه بندی به فرایندی گفته میشود که در آن یک سازمان، منابع مالی خود را برای یک دوره زمانی تعیین‌شده، مانند یک سال مالی، طبق اهداف و برنامه‌های خود برنامه‌ریزی میکند. به‌طورکلی مراحل بودجه بندی شامل سه بخش اصلی است که این سه مرحله شامل برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل خواهد بود. در ادامه این مقاله به‌طور دقیق‌تری به اهمیت، مزایا و محدودیت‌ها و همچنین مراحل و نحوه انجام بودجه بندی در سازمان‌ها پرداخته‌ایم؛ بنابراین از شما دعوت میکنیم در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.
واضح است که بدون بودجه‌بندی صحیح و دقیق نمی‌‌توان برنامه‌ریزی مالی درستی برای یک سازمان در نظر گرفت؛ در ادامه ۷ دلیل مهم درباره اهمیت بودجه بندی در سازمان‌ها را ارائه کرده‌ایم:
بودجه‌بندی مثل یک نقشه راه برای سازمان است. با بودجه‌بندی، سازمان می‌داند قرار است منابع مالی‌اش را کجا خرج کند. این باعث میشود که سازمان بتواند منابع خود را به‌طور موثرتر به بخش‌های مختلف تخصیص دهد.
بودجه‌بندی به سازمان کمک میکند تا از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کند. وقتی به هر بخش از سازمان بودجه مشخصی اختصاص داده میشود، مدیران آن بخش باید توجه داشته باشند که از سقف بودجه اختصاص داده شده خود خارج نشوند. این باعث میشود که سازمان بتواند هزینه‌های خود را کنترل کند و از هدر رفتن سرمایه جلوگیری کند.
بودجه‌بندی به سازمان کمک میکند تا شفافیت مالی خود را بهبود بخشد. وقتی سازمان بودجه اختصاصی به هر بخش از سازمان را به‌طور شفاف منتشر میکند، سهامداران، مدیران و سایر ذینفعان میتوانند ببینند سازمان چگونه از منابع مالی خود استفاده میکند. این باعث میشود سازمان اعتماد بیشتری از سوی ذینفعان خود کسب کند.
بودجه بندی می‌تواند به ارائه چارچوبی برای تصمیم‌گیری درباره مسائل مالی کمک کند؛ درواقع به‌واسطه این امر هر بخش از سازمان، از میزان بودجه دریافتی خود آگاه است و می‌تواند براساس آن چهارچوبی درست براساس اولویت‌ها و اهداف سازمان برای خودش تعریف کنند.
فرض کنین یک شرکت قرار است پروژه جدیدی رو شروع کند. شرکت بودجه‌ای برای این پروژه تعیین میکند. حالا اگر در طول اجرای پروژه، هزینه‌ها بیشتر از بودجه پیش‌بینی‌شده شود، این می‌تواند نشان‌دهنده یک ریسک مالی باشد. این ریسک می‌تواند ناشی از عوامل مختلفی باشد، مثل:
بودجه‌بندی به ما کمک میکند تا این ریسک‌ها رو شناسایی کنیم. وقتی ما می‌دانیم که هزینه‌ها ممکن است بیشتر از حد انتظار باشد، می‌توانیم برای مدیریت بودجه پروژه تصمیمات کم‌هزینه‌تری بگیریم.
ودجه بندی می‌تواند به ایجاد پایه‌ای برای برنامه‌ریزی بلندمدت سازمان کمک کند. در ادامه با یک مثال به‌طور شفاف‌تری به نقش بودجه بندی برای برنامه ریزی‌های بلندمدت پی خواهیم برد.فرض کنید شما صاحب یک شرکت تولیدی هستید که محصولی جدید تولید کرده‌اید.پیش بینی میشود که این محصول از نظر کیفیت بسیار عالی است و پتانسیل زیادی برای موفقیت دارد. شما می‌خواهید محصول خود را در بازارهای جدیدتری عرضه کرده تا سود بیشتری کسب کنید.برای این کار، شما باید منابع مالی کافی برای تأمین هزینه‌های زیر داشته باشید:
بودجه‌بندی می‌تواند به شما کمک کند تا منابع مالی مورد نیاز خود را برای دستیابی به این هدف تعیین کنید.
بودجه بندی می‌تواند به تسهیل تجزیه‌وتحلیل عملکرد سازمان کمک کند. درواقع اغلب مواقع در سازمان‌ها، عملکرد و سوددهی هر بخش، نسبت به بودجه‌ای سنجیده میشود که در آن بخش صرف شده است. بودجه بندی این امکان را به ما می‌دهد به‌صورت دقیق عملکرد و سودده یا زیان‌ده بودن هر بخش را با اعداد و ارقام بسنجیم.
واضح است که هدف اصلی بودجه بندی، تخصیص منابع مالی سازمان به‌شیوه‌ای بهینه و به‌منظور دستیابی به اهداف سازمانی است. در ادامه مهمترین اهداف بودجه بندی در سازمان‌ها را با ذکر مثال بیان کرده‌ایم. این اهداف عبارتند از:
فرض کنید یک شرکت تولیدی که هدفش افزایش سهم بازار خود در یک سال آینده است، می‌تواند بودجه بیشتری را به بخش بازاریابی و فروش خود اختصاص دهد. برای رسیدن به این هدف این شرکت می‌تواند بودجه مربوط به تبلیغات بازاریابی خودش را افزایش داده یا بودجه‌ای برای افزایش تعداد نمایندگان فروش در نظر بگیرد.
بودجه بندی سهم بزرگی در کنترل هزینه‌های سازمان دارد. درصورتی‌که تولید محصولی زیان‌ده باشد، با کم کردن بودجه مربوط به تولید آن می‌توان باعث کاهش هزینه‌هایی مثل استهلاک دستگاه‌ها، خستگی نیروی کار، تهیه مواد اولیه و… شد.
بودجه بندی سازمان‌ها مزایا و محدودیت‌های خاصی دارد. در ادامه به بعضی از این مزایا و محدودیت‌ها اشاره میکنیم:
مزایای بودجه‌بندی به‌صورت خلاصه عبارتند از:
بودجه‌بندی براساس پیش‌بینی‌های آینده صورت می‌گیرد. اما آینده همیشه مشخص نیست و عوامل مختلفی میتوانند بر پیش‌بینی‌های ما تأثیر بگذارند؛ به‌عنوان مثال، تغییرات در بازار، تغییرات قوانین و مقررات و تغییرات در نیازهای جامعه میتوانند باعث شوند بودجه بندی ما درست و پاسخگوی نیازهای ما نباشد.
تخصیص منابع در سازمان‌ها کاری دشوار است. تصمیم‌گیری درباره اینکه چگونه منابع مالی بین بخش‌ها و برنامه‌ها اختصاص یابد، به تجربه و تحلیل دقیق نیاز دارد. اگر تخصیص منابع به‌درستی انجام نشود، ممکن است به اتلاف منابع و کاهش بهره‌وری منجر شود.ات در بازار، تغییرات قوانین و مقررات و تغییرات در نیازهای جامعه میتوانند باعث شوند بودجه بندی ما درست و پاسخگوی نیازهای ما نباشد.
فرآیند بودجه‌بندی یک فرآیند زمان‌بر و پرهزینه است. جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل اطلاعات و تهیه بودجه نیاز به زمان و منابع زیادی دارد.
بودجه‌ها همیشه دقیق نیستند. عوامل مختلفی مانند تغییرات اقتصادی و رقابتی میتوانند بر بودجه‌های تعیین شده تأثیر بگذارند؛ بنابراین، احتمال تفاوت بین بودجه‌های تعیین‌شده با نیاز واقعی هر بخش وجود دارد.
بودجه‌ها معمولاً انعطاف‌پذیر نیستند و ممکن است نتوانند به‌سرعت با تغییرات هماهنگ شوند؛ به‌عنوان مثال، اگر یک سازمان با یک بحران اقتصادی روبرو شود، ممکن است نتواند بودجه بندی برنامه‌ریزی شده خود را به‌سرعت تغییر دهد.
ازه‌های زمانی معمول بودجه بندی عبارتند از:
این نوع بودجه متداول‌‌‌ترین نوع بودجه بندی است و برای یک سال مالی تنظیم میشود. بودجه سالانه به سازمان‌ها کمک میکند تا اهداف خود را برای یک سال مالی مشخص کنند و منابع خود را به‌طور موثر تخصیص دهند.
این نوع بودجه برای چند سال مالی تنظیم میشود. بودجه چند ساله به سازمان‌ها کمک میکند تا اهداف بلندمدت خود را محقق کنند؛ اما باید تغییرات احتمالی در محیط خارجی را در بودجه‌ریزی‌شان در نظر بگیرند.
بودجه‌بندی با بازه کوتاه مدت معمولاً برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های جاری سازمان استفاده میشود. بودجه‌بندی با بازه کوتاه مدت معمولاً دقیق‌تر از بودجه‌بندی با بازه بلندمدت است. زیرا عوامل تأثیرگذار بر منابع سازمان در دوره‌های کوتاه‌مدت کمتر متغیر هستند.
عوامل مختلفی در تنظیم بودجه سازمان موثر هستند. در اینجا به برخی از این عوامل اشاره میکنیم:
سازمان‌های مختلف، اهداف و سیاست‌های متفاوتی دارند؛ به‌عنوان مثال، یک سازمان دولتی با یک سازمان تجاری، اهداف و سیاست‌های متفاوتی دارد؛ بنابراین، بودجه‌های آن‌ها نیز متفاوت خواهد بود.
سازمان‌های بزرگ معمولاً بودجه‌های پیچیده‌‌‌تری نسبت به سازمان‌های کوچک دارند؛ زیرا سازمان‌های بزرگ، فعالیت‌های بیشتری دارند و منابع مالی بیشتری را مدیریت می‌کنند.
اهداف سازمان تعیین کننده اصلی میزان بودجه مورد نیاز برای دستیابی به اهداف هستند؛ به‌عنوان مثال، اگر یک سازمان قصد دارد محصول جدیدی تولید کند، به بودجه بیشتری برای تحقیق و توسعه نیاز دارد.
منابع مالی سازمان، محدودیتی مهم بر میزان بودجه قابل تخصیص است؛ به‌عنوان مثال، اگر سازمانی منابع مالی محدودی داشته باشد، نمی‌تواند بودجه زیادی را برای فعالیت‌های جدید اختصاص دهد.
عوامل محیطی، مانند شرایط اقتصادی و سیاسی، میتوانند بر بودجه بندی سازمان تأثیر بگذارند؛ به‌عنوان مثال، اگر شرایط اقتصادی نامساعد شود، سازمان‌ها ممکن است مجبور شوند بودجه خود را کاهش دهند.
رضاپودینه |بیزینس کوچ و مدرس مهارت های فردی و سازمانی سابقه آموزشی از سال 1394 تا الان و تجربه تدریس و مشاوره به بیش از 4 هزار نفر دارای تجربه و سابقه ثبت و راه اندازی بیش از 400 برند و کسب و کار مشاور غول های اقتصادی ایران و متخصص در امر راه اندازی کسب و کار